オンライン会議やビデオ通話は、自宅や外出先からでも参加できる便利な仕組みです。
その一方で、「急に会議URLが送られてきた」、「30分後に入ってくださいと言われた」といった場面では、あわててしまうことも少なくありません。
実際には、直前でも確認できることはいくつかあります。
今回は、突然のオンライン会議やビデオ通話に備えて、事前にチェックしておきたいポイントをまとめてみました。
急な会議ほど、事前確認が大事
オンライン会議のツールは、多くの場合、会議に入る前にカメラやマイクのテストができるようになっています。そのため、直前でも最低限の確認は可能です。
「本番の会議で初めてカメラをつける」、「その場でアプリを入れる」といった対応ではトラブルが起きたときに対応に手間取ることがあります。
時間に余裕があるなら、会議の直前ではなく、あらかじめ一度試しておく方が安心です。
とくに、初めて使う通話サービスを使う場合や、仕事の打ち合わせや面談など失敗したくない場面では、あらかじめテストをしておくことで、直前の焦りをかなり減らせます。
まず確認したいのは、カメラとマイク
オンライン会議では、まず自分が使う端末にカメラとマイクがあるかを確認しておきましょう。
ノートパソコンなら、カメラやマイクが内蔵されていることが多いですが、古い機種やコンパクトモデルなど一部の機種ではカメラが付いていない場合もあります。デスクトップパソコンでは、外付けのWebカメラが必要になることもあります。
スマートフォンなら、カメラもマイクも付いているので、そのまま参加しやすいですが、スマホスタンドを用意したり、充電器の接続をするなどの準備をしておきましょう。
アプリのインストールが必要かどうか
オンライン会議のサービスには、ブラウザだけで使えるものと、アプリのインストールが必要なものがあります。
ブラウザでの参加とアプリでの利用、両方対応しているものが殆どですが、よく使うサービスであればアプリをインストールしておいた方が安定して動作することが多いです。
会議に参加しようとしてからアプリをインストールするよりは、事前にインストールしておいた方が安心です。
仕事や学校などでよく使うサービスが決まっているなら、事前にアプリを入れて、起動だけでも確認しておくと安心です。
アカウントやログインが必要かどうか、表示名を変更できるかどうか、などもチェック可能です
最低限のおすすめは「カメラ＋イヤホン」
音声トラブルを減らしたいなら、できれば「カメラ＋イヤホン」の構成がおすすめです。
本体のスピーカーから相手の声を出すと、その音をマイクが拾ってしまい、ハウリングや音の回り込みが起きやすくなります。
イヤホンを使えば、こうしたトラブルが起こりにくくなりますし、相手に聞こえるこちら側の声の質もかなり良くなります。また、周囲の雑音で相手の音声が聞き取りづらくなることも防げます。
パソコンでイヤホンを使う場合は、イヤホンジャックがどこにあるかを確認しておきましょう。
最近のスマートフォンはイヤホンジャックが無いものが殆どなので、充電用のType-C端子に接続できる専用のイヤホンや、変換端子を用意する必要があります。Bluetooth接続のイヤホンも利用できますが、事前に接続確認をしておきましょう。
また、途中で電池切れにならないよう、使用するBluetoothイヤホンはしっかり充電しておきましょう。長時間の会議では、小型の物は充電が持たない可能性もあります。
「１人会議」で実際に試してみる
事前に、自分ひとりで接続テストをしておくのが良いでしょう。
事前にアカウントを用意したり、アプリのインストールを行っておき、自分で「会議をはじめる」といった操作を行うと、1人会議を始めることができます。
誰かと話せるわけではないですが、カメラやマイクの動作確認を本番の環境と同じようにテストできます。カメラの位置や角度、マイクが動作しているのかについても確認しておきましょう。
会議に入ってから初めて試すよりも、「ちゃんと使える」とわかっているだけでも気持ちに余裕ができます。
会議中に困りやすいのは、マイクと音量
実際の会議で起こりやすいのは、マイクや音量まわりのトラブルです。
たとえば、
・自分の声が相手に聞こえていない
・相手の声が聞こえない
・マイクがミュートのままになっている
・カメラがオフのままになっている
といったことはよくあります。
こうしたときは、まずアプリの画面で、カメラとマイクがオン（有効）になっているか、オフやミュートになっていないかを確認します。
Bluetooth接続のイヤホンを使っている場合は、本体内蔵のスピーカー・マイクを使う設定になっていると、正しく音声が処理されない可能性があります。アプリ内の設定から、使用するマイクやスピーカーが正しく選ばれているかを確認しましょう。
それでも直らない場合は、パソコンやスマートフォンの設定画面で、マイクやカメラの利用が許可されているかを確認します。
一度会議から出て再度入り直したり、パソコンの再起動で直ることもあります。
落ち着いて「アプリのマイク確認」、「機器の設定確認」、「入り直す」、「再起動」の順に試していきましょう。
まとめ
オンライン会議やビデオ通話は便利ですが、急にトラブルが起きるとパニックになりがちです。
事前にできる準備やテストはしておき、本番でトラブルが起きた際には落ち着いて対応策を試しましょう。
突然の会議でも、準備ができていれば必要以上に慌てずに済みます。
